Durch das Qualitätsmanagement der Physiotherapie ausführlich zusammengestellte Prozessabläufe erleichterten die Nachvollziehbarkeit von Abhängigkeiten und die Erstellung eines Anforderungsprofils des benötigten Funktionsumfangs. Der ständige Austausch unter Einbeziehung der Mitarbeitenden ermöglichte es, die Abläufe, Prozesse und Strukturen weiter zu detaillieren und zu gliedern. Die Befragung der Mitarbeiter*innen gab einen guten Einblick in tägliche Routinen und die damit einhergehenden Anforderungen an den Funktionsumfang der mobilen Softwarelösung. Gleichzeitig war so ein Abgleich der theoretisch definierten mit den im Arbeitsalltag gelebten Prozessen und Abläufen möglich.

Der Start des Pilotprojekts wurde auf den Sommer 2020 terminiert. Frau Jana Kermas übernahm dabei die Verantwortung für die Nutzung des Tablets und die weitere Dokumentation. Ziel war es, den bestehenden Funktionsumfang zu prüfen und mögliche Verbesserung an diesem festzuhalten. Nicht vorhandene Funktionen wurden notiert und detailliert beschrieben, um diese gegenüber dem Softwareanbieter so genau wie möglich definieren zu können. Schnell wurde klar, dass bereits der vorhandene Funktionsumfang eine Erleichterung der täglichen Arbeit darstellte, aber bei weitem nicht ausreichte um gänzlich auf die bisherige analoge Dokumentation (z.B. Patientenakten) verzichten zu können.

Die gesammelten Informationen wurden laufend aufgearbeitet, in das Anforderungsprofil überführt und während des Pilotprojekts fortgeschrieben. So wurden Funktionstypen definiert, welchen wiederum Abläufe und Prozesse zugeordnet wurden. Gleichzeitig wurde jeweils ein Soll-/Ist-Zustand festgehalten. Auf dieser Basis konnte der benötigte Funktionsumfang der Software-Lösung genau festgelegt und mit den bereits bestehenden Funktionen (Status) abgeglichen werden. Weiter wurden auch Abhängigkeiten der Funktionstypen und die Priorisierung bestimmt. Die bisherigen papierhaften Formulare (z.B. Befund und Verlaufsdokumentation der einzelnen Behandlungen) sollen als Basis für zukünftige elektronische Formulare innerhalb der Software dienen. Bei der abschließenden gemeinsamen Auswertung und Analyse des Pilotprojekts signalisierte die MEG bereits Ihr grundsätzliches Interesse einer flächendeckenden Einführung von Tablets in der Physiotherapie, vorausgesetzt der benötigte Funktionsumfang kann seitens des Softwareanbieters entsprechend der bisherigen Prozessabläufe realisiert werden. Eine erste Kostenkalkulation zur Beschaffung von ausreichend Tablets und möglicher Schulungen für Mitarbeitende wurde bereits erstellt. Bei den anstehenden Gesprächen mit dem Softwareanbieter wird das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Cottbus die MEG weiter begleiten um ein kollaboratives und vernetztes Arbeiten perspektivisch allen Mitarbeitern*innen der Physiotherapie zu ermöglichen.