Hybride Eigentümerversammlung unter Berücksichtigung der DSGVO
Projektstatus
Planung
Durchführung
Dokumentation
Hintergrund
Die KK Hausverwaltung GmbH ist ein in Cottbus ansässiges Unternehmen welches sich seit dem Jahr 2000 auf die Verwaltung von Haus- Wohnungs- und Grundeigentum spezialisiert hat. Im Rahmen der WEG Verwaltung kümmert sich das Unternehmen um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Die Aufgaben gehen bis zur jeweiligen Wohnungstür. Darüber hinaus trägt die Hausverwaltung im Rahmen der Mietverwaltung Sorge rund um die Belange der einzelnen Besitzer von Eigentumswohnungen gegenüber der Eigentümergemeinschaft, aber auch gegenüber dem Mieter. Das von Edeltraut und Andrea Kaiser geführte Unternehmen übernimmt auch weitere Dienstleistungen für Vermieter im Rahmen der Hausverwaltung. Weiter beruft die KK Hausverwaltung GmbH die gesetzlich vorgeschriebenen Eigentümerversammlungen ein, formuliert die Tagesordnung und sammelt Beschlussvorschläge. Außerdem vermittelt das Unternehmen privat genutzte Immobilien und Gewerbeimmobilien.
Herausforderung
Mindestens einmal im Jahr ist es die Pflicht einer Hausverwaltung, alle Eigentümer zu einer Versammlung einzuberufen. Diese Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Aufgrund der Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen war die Durchführung einer Versammlung in Präsenz für die KK Hausverwaltung GmbH praktisch unmöglich. Mit dieser Problemstellung wandte sich die KK Hausverwaltung an die Industrie- und Handelskammer Cottbus, welche wiederum in Kontakt zum Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Cottbus trat.
Lösung
Im gemeinsamen Austausch wurde die Problemstellung nochmals definiert und ein Lösungsvorschlag erarbeitet. Die Durchführung einer hybriden Eigentümerversammlung stellte sich als praktikable und kurzfristig umsetzbare Lösung heraus. Unter Berücksichtigung des Datenschutzes (DSGVO-Konformität) wurde eine geeignete Software gefunden um die Teilnehmer*Innen digital mit einzubinden. Die KK Hausverwaltung GmbH nutzte die eigenen Räumlichkeiten für die Durchführung dieser digitalen Veranstaltung.
Umsetzung
Im Rahmen einer einmaligen beispielhaften Durchführung unterstütze das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum die KK Hausverwaltung GmbH im Zusammenarbeit mit dem von der Hausverwaltung beauftragten IT-Dienstleister bei einer hybriden Eigentümerversammlung. So wurden die technischen Voraussetzungen erfasst und Hilfestellung bei der Installation und Realisierung gegeben. Die KK Hausverwaltung GmbH ist nun in der Lage zukünftige Eigentümerversammlungen ohne eine Präsenz der Teilnehmer*Innen vor Ort durchzuführen.