Bedarfs- und Prozessanalyse hinsichtlich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Projektstatus
Planung
Durchführung
Dokumentation
Hintergrund
Die Memotec Service- und Vertriebsgesellschaft mbH ist Ansprechpartner und Dienstleister für medizinische Ausstattung. Zu den Geschäftsfeldern gehören der Service und die Wartung von medizinischer Sitz- und Liegetechnik, die Herstellung von Ersatzteilen und Medizinprodukten sowie diverse Verleihmodelle. Das Unternehmen ist ein unabhängiger Servicepartner diverser Hersteller. Zu den Hauptkunden gehören Dialyse-Zentren, Onkologie-Praxen, Krankenhäuser und Arztpraxen. Das UN wird nach dem QM System DIN EN ISO 13485 zertifiziert und jährlich durch die mdc medical device certification GmbH überprüft.
www.memotec-service.de
Herausforderung
Aktuell arbeitet das Unternehmen in verschiedenen Bereichen bereits mit unterschiedlichen Hard- und Softwarelösungen um das Tagesgeschäft abzuwickeln. Unter anderem werden dafür Serversysteme, Clientrechner, Desktop-PCs, Notebooks und Tablets genutzt. Softwareseitig wird MS Office 2019, WaWi (Taifun) und die Buchhaltungs-Software CS+ genutzt. Ebenso liegt eine Gbit-Netzwerkverbindung vor. Durch die Verknüpfung und den Einsatz der Hard- und Software, wie Serversysteme und Clientrechner, können Dienstprogramme und Netzwerkdienste zur Verfügung gestellte werden. Zusätzlich wird der Zugang zu bereitgestellten Daten auf verschiedenen Rechnern ermöglicht. Dies wird in der Regel über eine stabile Internetverbindung gewährleistet. Mit Hinzufügen von Zusatzmodulen zur Erweiterung von Digitalisierungsprozessen werden durch einen externen Dienstleister Aufgaben und Dienstleistungen innerhalb eines Netzwerkes auf verschiedene Rechner verteilt und für mehrere Nutzer zur Verfügung gestellt.
Software- und hardwareseitig zeigt sich das Unternehmen weitestgehend gut aufgestellt. Jedoch erfolgt die Datenablage und -archivierung noch händisch. So wird beispielsweise der papierhafte Rechnungs- und Posteingang noch händisch und aufwändig gescannt und in einer Ordnerstruktur auf dem Server abgelegt, weshalb die Geschäftsführung der Memotec Service- und Vertriebsgesellschaft mbH sich intensiv mit der Einführung eines Dokumentenmanagamentsystems (DMS) beschäftigt hat. Von der Investition in ein digitales System zur Verwaltung und Speicherung von Dokumenten erhofft sich das Unternehmen Zeitoptimierung, schnellere und sichere Durchführung der Arbeitsprozesse, Vereinfachung des Workflows, eine Stärkung der Flexibilität sowie die Möglichkeit Informationsverlusten entgegenzuwirken.
Für die Einführung eines DMS fehlte allerdings die ganzheitliche Betrachtung der Prozesse, Abläufe, Abteilungen und Abhängigkeiten im Unternehmen und eine Priorisierung dieser bezüglich der Einführung eines DMS.
Lösung
Gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Cottbus wurde eine umfangreiche Bedarfs- und Prozessanalyse hinsichtlich der Einführung eines DMS erarbeitet. Zur weiteren Entscheidungsfindung wurde der Ist-Zustand dokumentiert sowie im regelmäßigen Austausch der Soll-Zustand erarbeitet und festgehalten. Das Unternehmen und deren Arbeitsabläufe wurde in einzelne Abteilungen, Hauptprozesse sowie Teilprozesse aufgeteilt, um einen möglichst weitgefächerten und konkreten Überblick über derzeitige Strukturen, Prozesse und Abhängigkeiten zu erhalten. Darüber hinaus kommt im Unternehmen bereits eine Vielzahl an Hard- und Software zum Einsatz, welche ebenfalls in der Analyse Berücksichtigung fand.
Umsetzung
Die wichtigsten Hauptprozesse wurden grafisch übersichtlich dargestellt und die damit verbundenen Teilprozesse abgebildet. Ebenfalls wurden die involvierten Abteilungen ergänzt. Im Rahmen der Ist-Soll-Analyse wurden nur die Prozesse abgebildet, bei welchen eine Abweichung des Ist-Soll-Zustands festzustellen war. An Hand einer SWOT-Analyse konnten Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken für das Unternehmen verdeutlicht werden. Vordergründig wurde die SWOT-Analyse durchgeführt, um geeignete strategische Lösungsalternativen für die Erreichung der Ziele des Unternehmens abzuleiten und diese Wiederum mit der Eigenwahrnehmung des Unternehmens abzugleichen.
Das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum erarbeite ausführlich die Anforderungen an das DMS für die einzelnen Prozesse und Abteilungen und erstellte ein Anforderungsprofil mit erforderlichen Funktionen des einzuführenden DMS. Nach der vollständigen Prozess- und Bedarfsanalyse ist festzustellen, dass die Memotec Service- und Vertriebsgesellschaft mbH in seinen Grundzügen der Hard- und Software, Mitarbeiterkompetenzen, Strukturen als auch in der Bereitschaft zum nächsten „digitalen Schritt“ stabil aufgestellt ist. Durch die SWOT-Analyse stellte sich heraus, dass die Stärken und Chancen für die Einführung eines DMS überwiegen. Selbst die Schwächen und Risiken bilden überwindbare Hürden, sodass das Potenzial des Unternehmens als klar „Pro DMS“ zu definieren ist.
Ein priorisiertes Ziel ist vor allem eine Neustrukturierung der Datenablage, unter Beachtung aller gesetzlicher Festlegungen. Der Entscheidungsprozess hinsichtlich einer Server- oder Cloudlösung ist noch nicht abgeschlossen, wenn auch der eigene Server seitens der Geschäftsführung favorisiert wird. Hier muss vor allem auf Rechts- und Revisionssicherheit, einfache Implementierung und Umsetzung des neu einzuführenden Systems geachtet werden. Weiter muss auf unterstützende, erleichternde, zentralisierende und damit ortsunabhängige Funktionen geachtet werden.
Nach den nun vorliegenden Informationen wird sich das Unternehmen von unterschiedlichen DMS Anbietern beraten lassen. Im ersten Schritt. Nach endgültiger Entscheidung für ein DMS muss mit dem jeweiligen Anbieter die Feinabstimmung vorgenommen werden. Eine Erweiterung des Funktionsumfangs oder spätere Funtionsupgrades sorgen für eine zukunftssichere Implementierung in die Struktur des Unternehmens. Durch regelmäßige Sicherheitsschulungen der Mitarbeiter außerhalb des IT-Bereichs und die aktive Einbindung der Mitarbeiter bezüglich Funktionsumfang und der täglichen Anwendung kann eine größere Akzeptanz für die Einführung eines DMS erlangt werden.